Секретарь

На время отсутствия основного работника (декретный период)
Должностные обязанности: Принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы, либо подготовки ответов; принимать документы и личные заявления на подпись руководителю; отвечать на телефонные звонки, фиксировать и передавать служебную информацию руководителю, организовать телефонные переговоры руководителя; по поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы; подготовка деловых писем; осуществлять контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль; организовать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников; организация командировок руководителя; формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки; выполнять отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя; отправлять и принимать почтовую корреспонденцию, бандероли, приобретать маркировочные конверты, марки; оформлять медицинские книжки, регистрировать их на сайте, заполнять журнал по их учету; выполнять учет ГМ круглых и квадратных; ежемесячно составлять отчет по ГМ круглым, квадратным и ЛМК%; ксерокопия необходимой информации и документации; выполнение заданий руководителя по подготовки документов к аккредитации; планирование рабочего дня руководителя в календаре Microsoft Outlook; организация встреч руководителя; работа по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация).

Умение работать в программе 1С 8, выставление счет-фактур, акт сверок, акта выполненных работ, счета на оплату, платежные поручение, работа с банками, составление договоров, отправление и получение корреспонденции.обеспечение деятельности руководителя (заказ транспорта, билетов; организацию встреч, переговоров; др.), планирование рабочего дня руководителя (встречи, звонки, прием, пр.). сбор материалов и информации, необходимых руководителю, подготавливала аналитические, информационные, справочные и иные материалы и представляла их руководителю, ведение делопроизводства, получение адресованные руководителю почтовые, факса и телеграфные отправления, ведение их учета и регистрации, организация проведение телефонных переговоров руководителя

Обязанности: принимала поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавала ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов,
принимала документы и личные заявления на подпись руководителя, отвечала на телефонные звонки, фиксировала и передавала служебную информацию руководителю, по поручению руководителя составляла письма, запросы, другие документы,
выполняла работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем, ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний, контроль за исполнения работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль,
обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, способствующие эффективной работе руководителя,
организация командировки руководителя: заказ авиа- и железнодорожные билеты, бронирование гостиницы, выполнение отдельных служебных поручений руководителя.